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Gestão de ativos de TI resulta em gastos planejados e eficiência
A discussão sobre a gestão dos ativos de TI é de absoluta importância para as empresas de qualquer segmento ou porte e está relacionada à ideia de que a Tecnologia da Informação deve ser encarada como área estratégica, e não apenas como suporte. Dados de levantamentos realizados pelo Gartner Group, líder mundial em pesquisa e aconselhamento a empresas para temas de tecnologia, indicam as consequências da falta desta gestão de ativos de TI e ajudam a entender do que estamos falando:
1. A falta de conhecimento interno sobre softwares, hardwares e periféricos instalados no parque tecnológico acarreta um aumento de custos de cerca de 10% ao ano com manutenção e planejamento de expansões na rede;
2. 20% dos gastos com licenças de software e manutenção são com equipamentos que estão fora de uso.
As duas estatísticas mostram como a ausência de um programa sistêmico de gestão de ativos leva ao desperdício de dinheiro – e de tempo, claro. Tempo de equipe trabalhando e tempo de sistema parado, afetando a produtividade. Não é inacreditável que um percentual de gastos seja direcionado a equipamentos já sem uso? É como uma torneira constantemente aberta: a água vai escorrendo, às vezes alguém usa, outras não, mas ninguém monitora este uso para determinar quando dá para fechar a torneira e evitar que tanta água escoe pelo ralo à toa. A conta, de qualquer modo, sempre chega e precisa ser paga. E quem paga a fatura em geral não é informado sobre este uso descontrolado. É a mesma lógica de quando se paga pela manutenção de equipamentos que já estão aposentados ou quando são renovadas as licenças de softwares que já foram substituídos por outros.
Uma gestão eficiente de TI não é aquela que simplesmente renova orçamentos de um ano para outro, mas aquela capaz de “gastar melhor”, direcionando investimentos, concentrando esforços e abrindo espaço para inovação. Para isso, não há outra forma senão se conhecer a fundo! Mas por mais óbvias que sejam as vantagens dessa opção ainda existem muitas empresas tentando fazer a gestão e o monitoramento de forma artesanal, manualmente, ficando mais suscetível a erros. De acordo com uma pesquisa apresentada pelo Aberdeen Group, mais de 50% das empresas ainda organizam seus processos desta forma. E, como vimos aqui, uma coisa leva à outra. A gestão malfeita leva a gastos – e problemas -- maiores.
O levantamento patrimonial é o ponto de partida. Preparar um inventário com informações administrativas e técnicas que permitam fazer prognósticos é o primeiro passo. Qual a infraestrutura de TI que serve nossa empresa, qual sua vida útil e quais as possibilidades e investimentos para manter a performance pelo maior tempo possível? São informações essenciais para a construção de um mapa de ativos, de um cronograma (proativo, nada de correr para apagar incêndio depois quando é possível evitar!) de atualizações necessárias e de um fluxo financeiro.
O passo a passo segue com uma série de ações técnicas relacionadas ao controle do ciclo de vida de cada ativo e à criação de alertas conforme o tipo de ação necessária para evitar falhas e consequências graves.
Outra premissa básica para que um programa de gestão de ativos funcione é que todas as informações estejam centralizadas em um sistema único que possa ser acessado com agilidade. O objetivo é colocar todos “na mesma página”, facilitando a organização interna, gerando alinhamento sobre os procedimentos necessários em certas situações, apontando para investimentos que devem ocorrer em momentos previamente estimados.
Outro dado Gartner Group sobre o tema indica que uma boa gestão de ativos de TI pode levar a uma redução de custos de 30% por ativo no primeiro ano e entre 5% e 10% nos anos seguintes.
A gestão de ativos de TI é uma das expertises do ISC. Nosso serviço de intelligent asset monitoring faz a gestão de todos os ativos, serviços e contratos de TI da empresa, o que permite controlar documentação, garantias, licenças, manutenções e depreciação do parque tecnológico.
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